申请军团补损的首要前提，是明确你的舰船损失是否满足申请条件。舰船损毁通常分为PVE和PVP两种情况。如果你在战斗中被非玩家角色（NPC或怪物）击毁，这属于PVE损失，可以通过月卡每日赠送的复原协议或使用信用点进行修理来直接修复，这种情况下不需要也无法申请军团补损。只有当你的舰船在与其他玩家的对抗中被击毁，即遭受PVP战斗损失时，才符合向所在军团申请战损补偿的基本条件。弄清楚损失来源是启动整个申请流程的第一步。
当确认损失为PVP性质后，你便可以开始具体的申请操作。你需要身处任意一个空间站内，在游戏主界面下方找到并点击左下角橙色标记的军团功能按钮。进入军团界面后，在其中寻找并选择战损申报或类似名称的选项，这里会列出你所有可申报的战损报告。点击你的战损报告进行查看，界面右侧会显示出本次损失中允许申请补充的物资列表。需并非所有损失物品都能申请补损，系统通常只允许补充品质为蓝色及以上的装备，而舰船则仅限于T2与T3级别。在确认了可补损的物资后，点击军团补损按钮，进入下一步。
点击军团补损按钮后，系统会跳转到相关界面。如果你的军团仓库中储备有你所需补充的物资，对应的选项将会亮起可供选择；如果仓库缺乏相应物资，则无法直接补充。你需要确认需要补充的每一样装备或舰船，然后点击军团订单或类似功能。在订单管理界面中，将你需要补损的物资逐一进行预订，生成补损申请订单。这个订单所需的资金将从你所在军团的公共资金中直接扣除。生成的补损订单仅限军团内部成员可见和购买，你的申请至此便正式发布到了军团的补损列表中，等待处理。
提交补损申请后，便进入了等待和处理阶段。你的申请状态会变为补损中。拥有权限的军团管理人员可以从军团仓库中调拨物资来满足你的申请，其他军团成员也可以向你捐赠所需物品。当申请中列出的所有道具都被满足时，该申请会自动转变为补损完成或已关闭状态，你就可以去相应界面领取补偿的物资了。补损申请从发布起存在一个有效时限，通常为72小时。若在此时限内申请未能被完全满足，时限结束后申请会自动关闭。如果你在申请期间主动撤回了申请、被军团管理手动拒绝，或是退出了当前军团，你的补损申请也会被立刻关闭。
最后需要了解的是整个机制的背景和一些关键限制。军团补损是游戏为缓解玩家因PVP战斗遭受严重损失而设计的后勤支持系统，它依赖于军团的物资储备和资金。一个正规且活跃的军团通常会对其成员，尤其是新手成员，提供明确的补损政策支持。为了确保申请有效，你在发布补损申请后直至领取完成前，需要确保你的个人基地位于军团的驻地或其主权星系范围内。平时向军团仓库捐献联储币或物资，有助于充实军团储备，这间接支持了整个补损体系的运转。对于新人玩家而言，加入一个管理规范的军团至关重要，并且在日常活动中需保持谨慎，优先在安全区域行动，合理评估风险，这是减少不必要损失的根本。
